INFORMATIZACION DE LOS ARCHIVOS PARROQUIALES

Analista de Sist. Daniel H. Cabaña



La RIIAL: objetivos, participantes, experiencias y trabajos

El Centro “Ntra. Sra. de Guadalupe”: para la formación y el desarrollo de la RIIAL

Congreso Continental de Iglesia e Informática: hacia una red humana de respuestas y ayudas

Cursos de formación RIIAL: la formación de recursos humanos locales

Antecedentes de software y tareas parroquiales

Office Eclesial: desarrollo, difusión, implementación y capacitación

Utilización de Office Eclesial en América Latina: módulos y funciones

Bases documentales de las Servidoras

A.U.S. Daniel H. Cabaña

Director del Centro RIIAL Guadalupe

Email: softriial@riial.org

Web: www.riial.org/centro

La RIIAL y el Centro de Formación y Desarrollo “Ntra. Sra. De Guadalupe”

Hace aproximadamente quince años surgió, en el seno del Pontificio Consejo para las Comunicaciones Sociales y el Consejo Episcopal Latinoamericano, el pensamiento de que la informática y sus múltiples extensiones y facetas, aún cuando entonces el fenómeno Internet estaba en ciernes, sería un valioso instrumento al servicio de la maduración del hombre, ya como individuo, grupo o sociedad.

Así nació la RIIAL (Red Informática de la Iglesia en América Latina), dispuesta a insertarse en un proceso espontáneo y creciente de aceptación y uso de las nuevas tecnologías de la información. Esto la obligaba a un esfuerzo que diera forma y sentido a un proceso global, a generar experiencias que proveyeran modelos y servicios comunes, que motivara las energías disponibles a un uso correcto del medio, llenara vacíos culturales y así lograra una inserción, con el justo protagonismo, en una dinámica de cambio de paradigma cultural e instrumental en el que la historia iba ingresando.

Mons. Enrique Planas, quien fuera uno de los fundadores de la Red y su primer Coordinador General, lo explica diciendo: “La dinámica de la red llevó a vivir un proceso de creación del necesario soporte técnico, en función de la circulación y difusión de datos, noticias, cultura, valores y espiritualidad. Y, felizmente, la experiencia ha dictado, a modo de corolario, unos criterios, una especie de filosofía propia. Una “filosofía” de formulaciones muy simples que propone poner el instrumento informático al servicio de la unidad, a través de servicios concretos, baratos y eficaces que lleven la gran cultura y toda clase de bienes (espirituales y de desarrollo humano) hasta los más alejados, adaptando la tecnología al hombre y no al revés, o sea, sin dejarse llevar por la corriente es de sofisticación del medio, respetando el ritmo de asimilación de la gente sencilla sin provocar angustias.”

En un contexto de permanente expansión, y en coincidencia con la realización del Primer Congreso Continental de Iglesia e Informática celebrado en abril de 2003 en Monterrey, bajo el providencial título de “Hacia una red humana de respuestas y ayudas”, es creado el Centro de Formación y Desarrollo “Nuestra Señora de Guadalupe”.

Este Centro es una iniciativa destinada a colaborar con las Conferencias Episcopales y Diócesis de cada país de América Latina en el desarrollo e implementación local de la RIIAL, para ayudar a cada realidad a diseñar, como se denomina en nuestra jerga, su “traje a la medida”.

Aprovechando la experiencia desarrollada en el campo de los aplicativos de software y la comunicación informática al servicio de los que menos tienen, el Centro brinda formación específica para personas que, asistiendo a los Obispos y Sacerdotes, puedan responder competentemente al desarrollo que la Iglesia ha tenido en este campo, de acuerdo a la situación tecnológica de cada momento y lugar.

De esta forma, desde su creación hasta la fecha el Centro ha dictado, a solicitud de las Conferencias Episcopales y teniendo a los técnicos de cada diócesis como destinatarios, los Cursos de formación de Técnicos RIIAL en Bolivia, Ecuador, Chile, Paraguay, Uruguay, Argentina, Perú, Colombia, Venezuela, México, Honduras, Guatemala, Cuba, y en septiembre próximo será dictado en Panamá. Asimismo mantiene una fluida comunicación con las Conferencias Episcopales y Diócesis de todo el continente, respondiendo a las solicitudes y asesoramientos que llegan para implementar la RIIAL, como también motivando el diálogo y la comunicación a través de su boletín gratuito quincenal denominado “En Red Dándonos”.

Office Eclesial: origen y primeros pasos

Desde el primer encuentro continental de la RIIAL realizado en Bogotá en el año 1994, surgió la necesidad de realizar experiencias piloto y organizar distintas áreas de estudio. Así fueron establecidos los tres ejes principales de trabajo: comunicación, bases de datos y archivos documentales. Dentro de las bases de datos, se detectaron diversas experiencias acerca de software para la gestión de la información parroquial, que abordaban en su mayoría la carga y búsqueda de la información sacramental.

Durante el siguiente lustro, hasta el encuentro continental de la RIIAL realizado en México en 1999, muchas soluciones de software parroquial fueron evolucionando en distintos puntos de América Latina, registrando un crecimiento en sus funcionalidades que fue objeto de análisis por parte de la Task Force que conformara el PCCS para el desarrollo de los principales ejes de trabajo.

De este análisis surgieron las siguientes conclusiones:

- Las soluciones sólo son aplicables a las localidades o regiones donde se realizan los desarrollos.

- Muchas soluciones son de origen comercial, lo cual dificulta el acceso a la tecnología debido al costo asociado de la licencia, y los programas por ende no son propiedad de la Iglesia.

- La normativa sobre el registro sacramental tiene diferentes características en las jurisdicciones eclesiásticas.

- Algunos programas no cumplen con los requisitos necesarios para su utilización eclesial por carecer del conocimiento de las normativas y prácticas vigentes.


El Coordinador Técnico de la RIIAL, Mons. Lucio Ruiz, lo expresaba de esta forma al convocar al equipo técnico de trabajo para desarrollar Office Eclesial: “Se ve conveniente, por diversos motivos, la realización de un producto que integre las diversas soluciones en un paquete integrado que pueda facilitar el uso, el aprendizaje, el soporte técnico, el desarrollo y otros factores que ayuden al crecimiento de la RIIAL. Este proyecto tratará no sólo de unificar las soluciones existentes en un único paquete, sino que verá que el mismo sea lo suficientemente operativo y adecuado a las necesidades de la Iglesia, según las resoluciones tomadas en todos los encuentros continentales acerca de los programas y las observaciones hechas por los técnicos a los productos existentes.”


Análisis y desarrollo de Office Eclesial

Con estas especificaciones, comenzó el trabajo de análisis tendiente al desarrollo de un aplicativo informático que tenía como horizonte de utilización las diócesis de América Latina. Ante este ambicioso panorama se imponía la necesidad de realizar dos tareas: estudiar minuciosamente las soluciones existentes y recoger las opiniones de los usuarios y especialistas acerca de las características que debía cubrir el nuevo programa.

Para esto fueron convocados los desarrolladores y analistas de anteriores soluciones que ya habían sido experimentadas en distintos ámbitos de la RIIAL, de modo que se obtuvo un claro panorama sobre lo que ya existía hasta el momento y sus detalles técnicos. Lo que no resultaba sencillo era conocer cómo deberían ser las nuevas soluciones, pensando en un ámbito de aplicación continental. Por este motivo, se decidió desarrollar un modelo rápido de la solución propuesta, basándose en uno de los programas preexistentes, de modo que se pueda entregar a los usuarios para su evaluación. Esta tarea se desarrolló en sólo dos meses, y de esa forma, en febrero de 2000, se conformó por primera vez un grupo de doscientos evaluadores (betatesters) continentales a través de correo electrónico, y se les ofreció una versión de prueba del futuro sistema. Esta actividad, sumada a la encuesta continental que se cursó a todas las Conferencias Episcopales de América Latina, proporcionó el feedback necesario para poder completar el diseño de lo que sería la primera versión de Office Eclesial.

La primera versión incluía los módulos que se conservan hasta hoy: agenda, base de datos de personas, directorio eclesiástico, catequesis, misas, administración económica y gestión sacramental.

En cuanto al archivo sacramental, se tomó como norma básica lo estipulado por el Código de Derecho Canónico universal. Así quedó definida la base de datos a utilizar y su estructura, los flujos de información y los ingresos y egresos de información habituales de una secretaría parroquial.


Los conceptos que se definieron sobre el módulo sacramental fueron los siguientes:

- A cada libro sacramental físico le corresponde una tabla de la base de datos.

- Se establecen 2 libros predeterminados para cada sacramento, de modo que la carga de registros actuales se distingue de la carga de registros históricos

- Atendiendo al trabajo de la secretaría parroquial, se distinguen dos fases: la inscripción de los datos del registro sacramental de su asentado en el libro de actas correspondiente.

- Los libros sacramentales de bautismo y matrimonio cuentan con tablas adicionales para las notas marginales.

- Todos los libros sacramentales permiten generar el índice correspondiente.

- La búsqueda de información se realiza a través de una interfaz asistente ingresando ya sea el año del sacramento, el tipo de sacramento, apellidos o nombres del receptor del sacramento. La información encontrada puede visualizarse por pantalla o bien emitir el certificado impreso correspondiente.

- El sistema genera automáticamente sobre la información ingresada la estadística solicitada anualmente por la Santa Sede.

- La información ingresada en los cursos del módulo de Catequesis permite su traslado directo al módulo Sacramental. De este modo quedan unidas lógicamente la preparación para el sacramento con la registración de la administración del mismo.


Merecen un párrafo aparte las consideraciones acerca de la inmodificabilidad de las actas y el uso de la herramienta informática. Planteadas entonces la necesidad de asegurar las mismas condiciones que tienen los libros físicos para que no puedan ser alterados, y las ventajas del uso de la herramienta informática con sus consiguientes posibilidades de error en la operación del sistema, se resolvió asignar distintos permisos de acceso a distintos usuarios. De este modo, un usuario operador puede ingresar y consultar la información que le corresponde, pero la corrección de ciertos errores, que implican modificaciones en la información sacramental que podrían hacerse no siempre con motivos de corrección, queda reservada como una función del usuario administrador.


Evaluación final y distribución de Office Eclesial 1.0

Previo a la liberación del sistema, se volvieron a generar en noviembre de 2000 y febrero de 2001 dos denominadas “Versiones preliminares” del mismo que, con la ayuda del grupo de evaluadores, sirvieron para realizar los últimos ajustes previos a su lanzamiento y validar la utilidad de los procedimientos de operación propuestos.

El 25 de marzo de 2001 se completó la tarea encomendada por los Sres. Obispos originalmente: se puso a disposición de la Iglesia Católica en América Latina una herramienta informática gratuita, hecha por la Iglesia, para la Iglesia, con el objetivo de servir a todas las realidades que lo necesitaran.

La recepción resultó sumamente positiva, al punto tal que con el aporte de los usuarios en octubre de ese mismo año, en el contexto del Encuentro Continental de la RIIAL en Quito, se presentó la primera actualización a la versión 1.1, y se dictó en Chile el primer taller para técnicos diocesanos sobre el software, con muy buena acogida por parte de los mismos.

Con la constante evolución del sistema se produjeron varios acontecimientos: desde el año 2001 al 2003 fue descargado más de 30.000 veces desde Internet; varias Conferencias Episcopales lo adoptaron como su estándar para procesar información parroquial; la Conferencia Episcopal de Brasil lo tradujo al portugués; desde su lanzamiento comenzó el servicio ininterrumpido y hasta hoy creciente de soporte gratuito por email; en diciembre de 2002 se lanza el portal de Aplicativos de la RIIAL (www.riial.org/centro) para ofrecer recursos y soporte las 24 hs, los 365 días del año; con el aporte de los usuarios fueron generadas las versiones 1.2, 1.5 y 1.6 del software.

Más allá de Office Eclesial…

Esta evolución en la utilización de un servicio común, de utilidad concreta y permanente a tantas diócesis de América Latina, dio origen a la tarea del hoy Centro de Formación y Desarrollo “Nuestra Señora de Guadalupe”, incorporándose el dictado de los cursos presenciales sobre la RIIAL y el software y, a partir de septiembre próximo, el curso online a través de nuestra Aula Virtual “Juan Pablo II” (www.riial.org/aulavirtual)

Con la creación del Centro, se nos encomienda la tarea de extender los servicios desde las parroquias hacia la Curia diocesana, surgiendo así el proyecto de Office Eclesial 2.0. Son distintivos de este nuevo servicio, que está disponible desde diciembre de 2005 y ha sido descargado más de 4000 veces desde Internet, su tecnología completamente renovada, su mayor facilidad para ser utilizado y generar reportes en distintos formatos, su completa capacidad multilingüe para ser traducido a otros idiomas, y los nuevos módulos de Familias y Celebraciones.

Resulta destacable en esta nueva etapa la experiencia desarrollada por la Conferencia Episcopal de Chile, la cual a través de la creación de un “Departamento de Office Eclesial” ofrece soporte y capacitación constante a las diócesis de su país, y constituye un aporte permanente al Centro y la RIIAL toda con su actividad de estudio e investigación sobre el software.

Este desarrollo informático de la Iglesia Católica es un proceso en expansión que presenta logros y desafíos permanentemente, no solamente tecnológicos, normativos y operativos, sino fundamentalmente como un proceso cultural en que nuestro mundo completo se encuentra inmerso. Por esto quiero compartir para finalizar una reflexión del Coordinador Técnico de la RIIAL, Mons. Lucio Ruiz, sobre este tema:

“No escapa a los ojos de los especialistas - e incluso de cualquier observador un poco atento al desarrollo de la cultura- la existencia de la así llamada "brecha digital", es decir, la nueva expresión de la diferencia entre los "nuevos ricos" y los "nuevos pobres": quienes poseen la tecnología y pueden tener acceso a la información y quienes, por diversos motivos, no la alcanzan.

Esta brecha y estos "nuevos pobres" - categoría emergente en la realidad mundial- no pueden ser detectados sólo a través de parámetros meramente económicos, sino también culturales, generacionales, geográficos, etc. Pensemos en una familia en la que los padres y los hijos acceden de dos formas muy distintas a la información; se podría colocar a los primeros en el sector de los "nuevos pobres" simplemente porque no reciben la masa pluriforme de información de los medios digitales. […] En todo caso la pregunta es si esta "brecha" debe existir por fuerza e irremediablemente, o si de alguna manera es posible - trabajando por el progreso del mundo - lograr que todos se vean beneficiados por estos nuevos medios. Contemplando el panorama del desarrollo tecnológico del mundo vemos cómo soluciones que ayer parecían inalcanzables, más adelante son ya patrimonio común.

En este punto la Iglesia tiene ya con un camino recorrido. Aun antes que la brecha digital se planteara con las dimensiones que ahora tiene, y desde los inicios del desarrollo informático, el trabajo eclesial en América Latina se desarrolló estableciendo puentes para que todos, mas allá de sus recursos disponibles, pudieran acceder a los contenidos.”